Sehr geehrte Damen und Herren,

 

zur präventiven Vermeidung von Komplikationen bei der Beschaffung von Chemikalien möchten wir Ihnen nachfolgend eine kurze Hilfestellung zum korrekten Ausfüllen und Überprüfen Ihrer Chemikalienanforderungsformulare bereitstellen (siehe weiter unten für eine englische Übersetzung). Bitte gehen Sie die folgenden Fragen vor Abgabe Ihrer Formulare im ZCL durch. Ausführlichere Informationen können der ZCL-Homepage entnommen werden.

 

1. Gibt es die angeforderte Chemikalie im ZCL als Lagerware?

Eine aktuelle Sortimentsliste und Hinweise zu den Artikeln (inklusive CAS-Nummern) finden Sie auf der Homepage des Zentralen Chemikalienlagers.

https://www.zcl.hhu.de/sortimentsuebersicht

Insofern die von Ihnen benötigte Substanz im ZCL vorhanden ist, sollte der Abruf dieser stets einer externen Bestellung bevorzugt werden. Sie können neben der Artikelbeschreibung auch zusätzlich die ZCL-interne Artikelnummer auf der Anforderung angeben. Geben Sie in diesem Fall die Chemikalienanforderung direkt an der Ausgabetheke des ZCL ab.

 

2. Wollen Sie eine spezielle Chemikalie auf Grund eines Herstellerzwangs beziehen?

Bitte bedenken Sie, dass ein Herstellerzwang keinen Lieferantenzwang darstellt. Oft werden die Artikel eines Herstellers über mehrere Lieferanten vertrieben, wobei der wirtschaftlichste Lieferant (Preis, Lieferzeit, Zuverlässigkeit…) vom ZCL den Zuschlag erhält. Der Herstellerzwang ist eine Erleichterung des Vergaberechts für die Forschung und Entwicklung, der Grund für diesen Zwang (z.B. für die Reproduzierbarkeit von Versuchen) muss intern bei Ihnen hinterlegt werden. Alternativ kann dieser auch auf der Chemikalienanforderung vermerkt werden. Weitere Informationen finden Sie auf der Homepage des Zentralen Chemikalienlagers:

https://www.zcl.hhu.de/beschaffungswesen/herstellerzwang-und-dringlichkeit

• Herstellerzwang - Ja: Bitte geben Sie den Hersteller sowie die Herstellerartikelnummer an. (Die Angabe einer CAS-Nummer oder einer Mindestreinheit ist in diesem Fall überflüssig)
• Herstellerzwang - Nein: Geben Sie bitte die CAS-Nummer und, falls zwingend notwendig, weitere Qualitätsmerkmale an. (Die Angabe von Herstellerartikelnummern ähnlicher Produkte ist überflüssig und führen oft zur Rückfrage, ob doch ein Herstellerzwang besteht.) Sollten Sie beispielhaft Hersteller angeben, so markieren Sie dies bitte entsprechend („z.B. gefunden bei Hersteller XYZ“). Bei komplizierteren Fällen müssen wir ggf. ein Leistungsverzeichnis mit allen notwendigen Qualitätsmerkmalen anfragen.

 

3. Ist der Bedarf ausreichend beschrieben und sind die von Ihnen angegebenen Qualitätsmerkmale der Chemikalie wirklich notwendig? Beispielsweise:

• Anzahl: Geben Sie bitte die tatsächliche Anzahl der Gebinde von der gewünschten Größe (Menge und Einheit) an, die beschafft werden sollen. Es macht z.B. einen wirtschaftlich großen Unterschied, ob 10x1L oder 1x10L beschafft werden sollen.  
• Menge und Einheit: Geben Sie bitte die tatsächlich von Ihnen benötigte Menge (Mindestmenge) an, die beschafft werden soll. Sollte es die Substanz nicht in der gewünschten Menge geben, so wird die nächstgrößere, wirtschaftliche Verpackungseinheit beschafft. Hierbei gilt zu beachten, dass zu einer Menge immer eine passende Einheit (g, L, Stück…) gehört. 
• Reinheit: Geben Sie bitte nur eine Reinheit an, wenn diese für Sie wirklich notwendig ist. Es muss keine Mindestreinheit angegeben werden.

Hinweis: Anforderungen beinhalten bisher oftmals Reinheiten, die entweder gar nicht benötigt und/oder schlichtweg von keinem Lieferanten angeboten werden. Bitte beachten Sie zusätzlich, dass die Zeichen ≥/≤ zu Schwierigkeiten führen können. Oft wird durch Kopieren von Sonderzeichen z.B. aus „≥“ ein „>“, was die Suche deutlich erschwert. Ersetzen Sie, wenn Sie entsprechende Anforderungen angeben wollen, Sonderzeichen durch ausgeschriebene Wörter, wie z.B. „≥“ mit „mindestens“.

 

4. Haben Sie überprüft, ob die benötigte Chemikalie tatsächlich in der gewünschten Form von zumindest einem Hersteller auf dem Markt angeboten wird?

Sollten Sie keinen Anbieter finden können, so sind Ihre Anforderungen wahrscheinlich nicht erfüllbar und müssen überarbeitet werden. Beachten Sie, dass wir vorwiegend über deutsche Lieferanten oder deutsche Distributoren internationaler Firmen bestellen. Gegebenenfalls sind Artikel, die Sie auf englischsprachigen Webseiten finden in Deutschland nicht verfügbar (öfter z.B. bei TCI, Fisher, VWR…).

 

5. Ist die Chemikalienanforderung in einer verständlichen Sprache, am besten in der Landessprache der HHU, Deutsch, ausgefüllt?

Die Spezifikationen für einen Vergleich bei unterschiedlichen Herstellern müssen für alle an dem Beschaffungsvorgang beteiligten Personen verständlich sein. Hier bietet sich Deutsch oder ersatzweise Englisch an. Bitte vermeiden Sie Mischungen verschiedener Sprachen, z.B. durch Kopieren von Substanzbezeichnungen von verschiedensprachigen Webseiten.

 

6. Wurde die Chemikalienanforderung eindeutig ausgefüllt?

Es sollen beispielsweise alle Abkürzungen ausgeschrieben und Summenformeln durch eine eindeutigere Bezeichnung ersetzt werden. Abkürzungen und Formeln müssen vermieden werden, da diese einen Interpretationsspielraum für die Anforderung erzeugen.

 

7. Sind Ihre persönlichen Angaben vollständig und korrekt?

• Ist die ZCL-Kundenkennung vorhanden?
• Ist das Abrechnungsobjekt 10-stellig und in sich stimmig?
• Sind beim Kopieren von Daten eventuell Angaben nicht mitkopiert oder verändert worden?

 

8. Können Sie weitere Ansprechpartner mit Telefonnummer angeben, falls der Anfordernde selber nicht erreichbar sein sollte?

Das ZCL benötigt Ansprechpartner für eventuelle Rückfragen und für die Abholung, sobald die Ware im ZCL eingetroffen ist. Dauerhaft verfügbarere Ansprechpartner sind besonders wichtig bei Kühlware, die nicht längerfristig im ZCL gelagert werden kann. Ein Ansprechpartner braucht nicht bestellberechtigt zu sein. Es kann zusätzlich auch eine zentrale Funktionsadresse oder Telefonnummer zur besseren Erreichbarkeit angegeben werden.

 

9. Ist der Unterzeichner für die Bestellung offiziell durch den Kostenstellenverantwortlichen im ZCL benannt worden? Ist dessen Name lesbar? Ist das Formular tatsächlich unterschrieben?

Im Rahmen der Beschaffung von Gefahrstoffen und Chemikalien ist eine deutlich stärkere Nachweispflicht vorhanden als bei anderen Beschaffungen. Daher dürfen Chemikalien nur durch vorher bestimmte Bestellberechtigte angefordert werden. Dieser Berechtigung müssen die Unterschrift und der Name auf der Chemikalienanforderung eindeutig zuzuordnen sein.

 

10. Verfügt das Abrechnungsobjekt über genug freie Mittel für die Chemikalienbestellung?

Bitte beachten Sie, dass Chemikalienbestellungen nur dann möglich sind, wenn Gelder zur Verfügung stehen und für Chemikalien freigegeben wurden. Oft passiert es, dass Gelder zwar noch vorhanden, aber an andere Zwecke gebunden sind. Des Weiteren darf das Kontierungsende des gewählten Abrechnungsobjektes nicht überschritten sein.

Grundsätzlich wird entsprechend der UVgO (Unterschwellenvergabeordnung) des Landes NRW eine eindeutige Leistungsbeschreibung für Beschaffungsvorgänge benötigt. Sollte es durch unvollständige oder ungenaue Angaben zu Fehlbestellungen oder zu teureren Beschaffungen kommen, so kann dies im Regelfall nicht korrigiert werden.

 

Bitte verteilen Sie diese Übersicht in Ihren Bereichen, um in Ihrem Sinne Zeitverzögerungen durch vermeidbare Rückfragen zu Beschaffungsvorgängen zukünftig zu verhindern.

 

Das ZCL dankt für Ihr Verständnis und Ihre Kooperation.

 

Mit freundlichen Grüßen

 

Dr. Andreas Kyri

 

 

English:

 

Dear Ladies and Gentlemen,

 

In order to prevent complications in the procurement of chemicals, we would like to provide you with a short document for assistance in filling in and reviewing of your chemical request forms. Please go through the following questions before submitting your

forms to the ZCL. More detailed information can be found on the ZCL homepage.

 

1) Is the requested chemical available in the ZCL as a stock product?

An up-to-date list of products and information on the items (including CAS numbers) can be found on the homepage of the Zentralen Chemikalienlager (Central Chemical Warehouse, ZCL).

https://www.zcl.hhu.de/sortimentsuebersicht 

If the item you need is available in the ZCL, the retrieval of this should always be preferred to an external order. In addition to the item description, you can also specify the ZCL internal item number on the request form. In this case, hand in the chemical request form directly at the ZCL counter.

 

2) Do you want to purchase a special chemical from a specific manufacturer (“Herstellerzwang”)?

Please keep in mind that products from a specific manufacturer do not necessarily have to be ordered from that manufacturer himself. Often, manufacturer's items are distributed through several suppliers, with the most economical supplier (price, delivery time, reliability...) being awarded the contract by the ZCL. The possibility to purchase specific items is a facilitation of public procurement law for research and development, the reason for this obligation (e.g. for the reproducibility of tests) must be deposited within your institute. Alternatively, this can also be noted on the chemical requirement form. Further information regarding this specific law can be found on the homepage of the ZCL:

https://www.zcl.hhu.de/beschaffungswesen/herstellerzwang-und-dringlichkeit 

- Herstellerzwang - Yes: Please indicate the manufacturer and the manufacturer's item number (the specification of a CAS number or a minimum purity is unnecessary in this case)

- Herstellerzwang - No: Please indicate the CAS number and, if absolutely necessary, other quality features (an indication of manufacturer´s item numbers of similar products is unnecessary and often leads to an E-Mail with the question if you want to get the specific item, but forgot to mark it). If you want to give an example of a manufacturer, please highlight this accordingly ("e.g. found at manufacturer XYZ"). In more complicated cases, we may have to request a list of specifications with all the necessary quality features.

 

3) Is the need sufficiently described and are all the quality characteristics of the chemical that you have specified really necessary? For example:

- Number of containers: Please indicate the actual number of containers of the desired size (quantity and unit) to be procured. For example, it makes a big economic difference whether 10x1L or 1x10L are to be procured. 

- Quantity and unit: Please indicate the actual quantity you need (minimum quantity) to be procured. If the substance is not available in the desired quantity, the next larger, economical packaging unit is procured. It is important to note that a quantity always needs a suitable unit (g, L, piece...). 

- Purity: Please only specify a purity if it is really necessary for you. No minimum purity needs to be specified.

Note: Requirements so far often include purities that are either not needed or ones that are simply not offered by any supplier. Please also note that the characters ≥/≤ can lead to further questions or problems. Often, copying special characters change if pasted into the form, e.g. "≥", becomes a ">", which makes the search much more difficult. If you want to specify corresponding requirements, replace the special characters with written out words, such as "≥" with "at least".

 

4) Have you checked whether the required chemical is actually offered on the market in the desired form by at least one manufacturer?

If you cannot find any provider, your requirements can probably not be met and will need to be revised. Please note that we mainly order through German suppliers or German distributors of international companies. Items that you find on English websites may not be available in Germany (e.g. at TCI, Fisher, VWR...).

 

5) Is the chemical requirement completed in an understandable language, preferably in HHU's national language, German?

The specifications for a comparison between different manufacturers must be understandable to all persons involved in the procurement process. Here German or alternatively English is a good choice. Please avoid mixing different languages, e.g. by copying descriptions from websites that are in different languages.

 

6) Has the chemical requirement been filled in unambiguously?

For example, all abbreviations are to be written out and molecular formulas are to be replaced by a clearer designation (e.g. the written out name). Abbreviations and formulas must be avoided, as they create room for interpretation of the requirement.

 

7) Is all personal information you gave complete, and correct?

- Is the ZCL customer ID given?

- Is the billing object 10-digit and consistent?

- Is it possible that information has not been copied or changed when copying data?

 

8) Can you provide other contact persons telephone numbers in case the requester himself is not available?

The ZCL needs contact persons that can answer queries and pick up the items as soon as they have arrived at the ZCL. Permanently available contact persons are particularly important if refrigerated goods arrive that cannot be stored in the ZCL for a longer period of time. A contact person does not have to be authorized to order. In addition, a central E-Mail address or telephone number can be specified.

 

9) Has the form been signed by someone who has been officially authorized by the account manager of the named account towards the ZCL? Is his name legible? Is the form actually signed?

In the context of the procurement of hazardous substances and chemicals, there is a much stronger obligation to have supporting documents than in other procurements. Therefore, chemicals may only be requested by previously authorized persons. The signature and name on the chemical request must be clearly associated with the authorization.

 

10) Does the account have enough free funds for the ordering of chemicals?

Please note that chemical orders are only possible if funds are available and have been cleared for chemicals. It often happens that funds are still available, but tied to other purposes. Furthermore, the end date of the selected account must not have been exceeded.

 

Generally, in accordance with the UVgO (Sub-Threshold Procurement Ordinance) of the state of North Rhine-Westphalia, a clear service description is required for procurement processes. If incomplete or inaccurate information leads to incorrect orders or more expensive procurements, this can usually not be corrected.

 

Please distribute this overview in your areas in order to prevent time delays due to avoidable queries during the procurement processes in the future.

 

The ZCL thanks you for your understanding and cooperation.

 

Best regards,

 

Dr. Andreas Kyri