Bestellablauf im ZCL

Schritt 1: Chemikalienanforderung durch die Betriebseinheit

Bitte bestellen Sie elektronisch oder verwenden Sie eines der unter Formulare bereitgestellten Dokumente zur Chemikalienanforderung oder Bestellung einer Gaslieferung in Papierform. Bitte füllen Sie die Anforderung vollständig aus, Telefonnummer und E-Mail-Adresse verwenden wir beispielsweise, um Sie über die Bereitstellung der Ware zu informieren. Sollte Ihnen der Außendienst eines Anbieters bereits ein Angebot zugesandt haben, stellen Sie uns bitte eine Kopie zur Verfügung, damit wir uns darauf beziehen können.

Schritt 2: Prüfung von Bestellberechtigung und lagernder Ware

Die Bestellungen werden zunächst darauf geprüft, ob wir die Substanzen bereits vorrätig halten sowie ob die Unterschrift durch einen Bestellberechtigten erfolgt ist. Die Listen zur Konsignations- und Lagerware stehen ihnen auch direkt zur Verfügung. Falls eine zusätzliche Person mit einer Bestellberechtigung ausgestattet werden soll, halten wir ein Formular für den Kostenstellenverantwortlichen zum Abruf bereit.

Schritt 3: Händlerermittlung

Der erste Schritt zur Bearbeitung ist die Ermittlung von geeigneten Lieferanten. Auch falls Sie eine Anforderung mit Herstellerzwang abgegeben haben, werden wir möglicherweise mehrere Lieferanten prüfen, falls alle exakt die Ware des angeforderten Herstellers anbieten. Ein Herstellerzwang muß unmißverständlich festgelegt werden und die Begründung für diesen Schritt ist durch die anfordernde Betriebseinheit zu dokumentieren. Eine Prüfung der Begründung oder der Dokumentation seitens des ZCL erfolgt nicht.

Schritt 4: Mittelverfügbarkeit

Gemäß dem Grundsatz der Deckung wird nach Ermittlung der günstigsten Bezugsquelle die Verfügbarkeit der notwendigen Finanzmittel auf dem Abrechnungsobjekt geprüft und eine Festlegung in entsprechender Höhe vorgenommen. Die Festlegungshöhe soll alle bekannten Kosten erfassen, also auch Verpackungs-, Mindermengen- oder Gefahrgutzuschläge. Abweichungen können bei erst mit der Lieferung berechneten Rabatten oder Zuschlägen – typischerweise Versandkostenfreiheit oder einem Trockeneiszuschlag – auftreten.

Schritt 5: Bestellung

Die Auftragsvergabe kann prinzipiell nur schriftlich erfolgen. Das ZCL bestellt aus diesem Grund entweder elektronisch oder per Fax, nicht jedoch telefonisch. Aufträge werden möglichst zusammengefasst, um Beschaffungsnebenkosten wie etwa die oben genannten Zuschläge zu minimieren. Um hier einen Kompromiss zwischen Geschwindigkeit und Wirtschaftlichkeit zu schaffen, erfolgt dies nach der Maßgabe, daß nach spätestens vier Werktagen auch Aufträge mit Unterschreitung des Mindestbestellwertes und daraus folgenden Mindermengenzuschlägen erteilt werden.

Schritt 6: Lieferüberwachung

Falls überwachungspflichtige Substanzen bestellt werden, erfolgt zunächst die Anforderung einer Endverbleibserklärung seitens des Lieferanten. Diese ist von der Institutsleitung zu unterzeichnen und wird durch das ZCL gegebenenfalls um Zulassungsnummer oder Erlaubnisnummer ergänzt. Erst nach Eingang beim Händler gibt dieser in diesen Fällen die Position zum Versand frei.

Die Auftrags-, Bestell- oder Lieferbestätigungen werden durch das ZCL geprüft. Avisierte Wareneingänge innerhalb von zehn Werktagen werden nicht weiter behandelt, bei längeren Lieferzeiten erfolgt die Dokumentation im Warenwirtschaftssystem, bei extremen Lieferfristen über mehrere Wochen wird bei Bestellungen ohne Herstellerzwang eigenständig eine Stornierung und Ersatzbestellung durch das ZCL ohne gesonderte Rücksprache durchgeführt.

Schritt 7: Kommissionierung

Die Belieferung erfolgt durch praktisch sämtliche auf dem Markt vertretene Paketdienste und Speditionen. Durch die Arbeitsverdichtung in diesen Bereichen und die wechselnden Touren der einzelnen Fahrer ist de facto keine Aussage mehr über die täglichen Ankunftszeiten möglich, so daß jederzeit eine Lieferung eintreffen kann.

Nach der Eingangskontrolle auf Vollständigkeit und Übereinstimmung mit dem erteilten Auftrag erfolgt eine Abtrennung der Kühlware und die Bereitstellung der Ware zur Abholung an der Chemikalienausgabe des ZCLs. Die Mitarbeitenden des ZCLs werden zunächst eine Nachricht an die angegebene E-Mail-Adresse senden. Sollte dies (insbesondere bei kühlpflichtigen Artikeln) nicht zu einer Abholung führen, wird versucht, die Betriebseinheit über die auf der Bestellung aufgeführte Rufnummer über die Bereitstellung zu informieren. Bitte bedenken Sie die Relevanz der Erreichbarkeit für Lieferungen auf Trockeneis! Die Abgabe von Substanzen erfolgt in der Regel an einen beliebigen Mitarbeitenden des bestellenden Arbeitskreises, bei vereinzelten überwachungspflichtigen Substanzen jedoch abweichend nur an den tatsächlichen Bestellenden. Lieferbestätigungen werden soweit erforderlich direkt durch das ZCL bearbeitet.

Schritt 8: Rechnungsbearbeitung

Die Reklamationsbearbeitung, eine Bemängelung ungerechtfertigter Zuschläge, fehlerhafter Zollbescheide oder Abweichungen von Angeboten erfolgt direkt durch das ZCL. Im Anschluss an die Rechnungsklärung wird die Kontierung vorbereitet sowie die tatsächliche Zahlungsanweisung durch die Buchhaltung durchgeführt. Die Wertstellung und damit die Auflösung der Festlegung auf dem Abrechnungsobjekt kann je nach Lieferant innerhalb von sieben Tagen bis zu zwei Monaten nach Lieferung erfolgen. Typischerweise führen Zahlungen auf Konten im Ausland eher zu einer längeren Zeitspanne bis zur Auflösung, Zahlungen auf Inlandskonten eher zu einer kürzeren. Zu beachten ist, daß das Zahlungsziel berücksichtigt wird: Ist eine Rechnung mit der Zahlungsbedingung „30 Tage netto” versehen, wird die Universität im Regelfall auch erst gegen Ende dieser Frist die Zahlung aus- und die Festlegung auflösen.