Herstellerzwang und Dringlichkeit

Der Begriff „Herstellerzwang” wird im Bereich der HHU für solche Chemikalienanforderungen verwendet, bei denen der Bedarf nur durch Ware eines bestimmten Herstellers gedeckt werden kann. Hierbei werden durch in der Natur des zu erwerbenden Produktes liegende Gründe einige übliche Mechanismen der wirtschaftlichen Beschaffung – wie etwa der Preisvergleich – ganz oder teilweise außer Kraft gesetzt. Dementsprechend sind folgende Punkte besonders zu berücksichtigen:

• Ein Herstellerzwang muß eindeutig und unmißverständlich aus der Chemikalienanforderung erkennbar sein.
• Dem Herstellerzwang muß eine wissenschaftlich-technische Begründung zugrunde liegen, warum in diesem Fall nur die herstellerspezifisch angeforderte Ware verwendbar ist.
• Eine nicht-abschließende Auswahl von möglichen Begründungen:
  • Es soll ein veröffentlichtes Experiment einer anderen Gruppe nachvollzogen oder verifiziert werden. Hierzu ist das auch von der ursprünglichen Gruppe verwendete Material notwendig um Abweichungen vorzubeugen. („Nachkochen einer Publikation”)
  • Es muß eine Experimentreihe mit Material exakt gleicher Eigenschaften fortgesetzt werden, um die künftigen Ergebnisse mit den bereits erhaltenen unter den Grundsätzen der guten wissenschaftlichen Praxis gemeinsam in die Auswertung bringen zu können.
  • Es ist spezifisches Material für ein in der Arbeitsgruppe etabliertes und validiertes Verfahren notwendig, ein Materialwechsel würde eine erneute Validierung erzwingen. Diese Folgevalidierung ist in der aktuellen Situation entweder wissenschaftlich oder wirtschaftlich nicht vertretbar. („Wir haben in drei Jahren nur einen Satz Nährstoffe gefunden, mit denen diese Zellkultivierung reproduzierbar gelingt.”)
  • Einzig das ausgewählte Material bietet die benötigten ausführlichen technischen Spezifikationen. Dies kann beispielsweise bei gleichzeitiger Spezifizierung vieler Parameter entstehen („Eisen, Chrom und Blei unter 2 ppm, Gesamtschwermetalle unter 7 ppm, gleichzeitig Wasser unter 1 ppm und freie Amine unter 0,5ppm. Firma Müller ist einziger Anbieter eines entsprechenden Produktes.”)
• Die Begründung ist durch die Bedarfsstelle zu dokumentieren. Es wird empfohlen, diese auch mittels Vermerk auf dem Chemikalienanforderungsformular zu übertragen: Auf diese Weise geht die Begründung in die Archivdokumente des ZCL und der ZUV ein, so daß bei einer später erfolgenden Prüfung im Regelfall keine Rückfragen an die Betriebseinheit erforderlich sind. Grundsätzlich steht die Wahl des Dokumentationsweges dem Kostenstellenverantwortlichen jedoch frei.
• Eine inhaltliche Prüfung der Begründung des Herstellerzwanges durch das ZCL erfolgt nicht. Es werden jedoch offensichtlich fehlerhafte Begründungen des Herstellerzwangs zurückgewiesen. („Liefert am schnellsten, ist am billigsten, legt der Lieferung Schokolade bei.”)

Es ist zu beachten, daß ein Herstellerzwang keinen Lieferantenzwang begründen kann! Sollten mehrere Bezugswege für die mit Herstellerzwang angeforderte Ware bestehen, wird das ZCL diese unter Berücksichtigung der Produkt- und Bezugsnebenkosten (Fracht, Rabatt, Kühlzuschlag, Gefahrgutzuschlag, Skonto,...) vergleichen und den wirtschaftlichsten Anbieter bezuschlagen.

Die Verwendung des Begriffes Dringlichkeit im Bereich des Vergaberechtes und in der Umgangssprache stimmen nicht vollständig überein. Die folgende Erläuterung soll Verständnis für die einzuhaltenden Regelungen ermöglichen:

Entsprechend § 14 (3) VgV müssen mehrere Dinge zusammenkommen, um vergaberechtliche Dringlichkeit zu begründen:

• Dringlich: Es besteht ein fester Termin, zu dem die Leistung zur Verfügung stehen muß. (Beispiel: Ablauf einer Antragsfrist)
• Zwingend: Es gibt keinen alternativen Lösungsweg oder ein anderes verwendbares Produkt. (Beispiel: Bromierungsreaktion mittels N-Bromsuccinimid ohne Tetrachlorkohlenstoff.)
• Unvorhersehbare Ereignisse: Trotz sorgfältiger Vorplanung der Arbeiten und ausreichender Berücksichtigung von Risiken wurde die Arbeit de facto unmöglich gemacht. (Beispiele: Überflutung des Laborbereiches, Gleichzeitiger Ausfall zweier redundanter Kühlanlagen,...)
• Nicht dem Auftraggeber zuzurechnen: Die Umstände sind weder aktiv noch durch Unterlassung durch die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf geschaffen worden. (Gegenbeispiele: Kollege im Urlaub, Vorgang in der Post verloren, unwirksame Vertretungsregelung im Arbeitskreis, Experimentverlaufsplanung nicht erstellt, Bedarf falsch berechnet,...)

Nur wenn alle genannten Punkte zusammenkommen, besteht „echte” Dringlichkeit!