Beschaffungsgrundsätze

Der Einkauf von Waren und Dienstleistungen durch öffentliche Auftraggeber erfolgt im Überlappungsbereich von Haushaltsrecht, Vergaberecht, Handelsrecht, Zuwendungsbescheiden und des Grundsatzes der Freiheit von Forschung und Lehre.

Insbesondere damit die Transparenzgebote und Diskriminierungsverbote, welche bei der Verteilung der letztendlich aus Steuern zusammengekommenen Gelder zu beachten sind, auch wirksam umgesetzt werden, folgt eine „Beschaffung” anderen Grundsätzen als ein Einkauf im Privatbereich oder einem privatwirtschaftlichen Unternehmen.

Die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf als Körperschaft öffentlichen Rechts führt zwar ihre Bücher nicht mehr nach kameralen sondern nach kaufmännischen Vorgaben, trotzdem müssen wir einige allgemeine Grundsätze weiterhin einhalten. Diese sind unter anderem:

• Sparsamkeit: Nur tatsächlich gebotene Ausgaben tätigen.
• Wirtschaftlichkeit: Das Angebot mit dem besten Verhältnis von Preis zu Leistung nutzen.
• Wahrheit und Klarheit: Gelder ihrem Zweck entsprechend verwenden und dies auch in den Aufzeichnungen erkennbar machen.
• Deckungsprinzip: Nur vorhandenes Geld kann ausgegeben werden, es wird nicht auf Kredit gekauft.
• Vorsicht: Vorkassezahlungen sind auf das unvermeidbare Minimum zu begrenzen und gegebenenfalls abzusichern, Aufträge werden schriftlich und nach den VOL erteilt.
• Transparenz: Die Kaufentscheidungen und den Weg dorthin so dokumentieren, daß er für Unbeteiligte nachvollziehbar ist.

• Beschaffungen von Chemikalien, Produkten der Lebenswissenschaften und sonstigen Gefahrstoffen sind über das ZCL durchzuführen.
• Im Rahmen der Chemikalienanforderung ist es sinnvoll, die mindestens erforderliche Qualität zu benennen, welche den Anforderungen der Bedarfsstelle entspricht. Dies kann auch mittels laborüblicher Kürzel wie beispielsweise „rein”, „z.S.” oder „LC-MS” erfolgen.
• Ebenso ist die erforderliche Mindestmenge sowie weitere bestehende zwingend erforderliche Merkmale (Maxmimaler Wassergehalt, Verpackung in Ampullen,...) zu nennen.