Anforderungen an Belege

Bei Chemikalienanforderungen handelt es sich um Primärbelege, also Dokumente, auf denen ein Vorgang erstmalig erfaßt wird.

Sie müssen sowohl den Verwaltungsvorschriften zur Aktenführung sowie den Anforderungen der Rechnungshöfe entsprechen als auch den Grundsätzen zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern (GoBD) und damit den Ansprüchen, welche die Finanzbehörden an die Aufzeichnungen der HHU zur kaufmännischen Buchführung stellen. Hierzu gehören unter anderem die Punkte:

• Vollständigkeit: Keine Warenbewegung ohne Beleg.
• Richtigkeit: Keine Buchung ohne Warenbewegung, keine falschen Buchungen.
• Zeitgerechte Aufzeichnung: Keine nachträglich erstellten Belege.
• Ordnung: Alle Buchungen und Belege sind zu ordnen nach Nutzer und Abrechnungsobjekt.
• Unveränderbarkeit: Keine nicht nachvollziehbaren Korrekturen, der ursprüngliche Inhalt und die Personen müssen erkennbar bleiben.

Alle Chemikalienanforderungen tragen nach erfolgter Bearbeitung

• eine eindeutige Beschreibung der Ware,
• die Freigabe der Mittel durch den Kostenstellenverantwortlichen oder von ihm Angewiesenen,
• eine Bestätigung über einen eventuell bestehenden Herstellerzwang,
• optional eine Niederschrift oder Kurzform der Begründung für einen Herstellerzwang,
• das Empfangsbekenntnis eines Mitgliedes der Betriebseinheit über die Ware sowie
• die für den Vorgang durch das Warenwirtschaftssystem der HHU vergebene Belegnummer.

Sie sind somit Grundlage für die durch das ZCL durchgeführten Kostenweiterberechnungen sowohl bei Lagerware als auch bei Bestellware und regelmäßig Gegenstand sowohl von internen als auch von externen Prüfungen.

Sie sind dauerhaft beständig auszufüllen

Dies kann per Computer oder auch von Hand erfolgen: Füllfederhalter, Kugelschreiber, Faserstift, Gelschreiber und ähnliche Stifte sind möglich, Bleistifte und Buntstifte sind nicht dokumentenecht und somit ungeeignet.

Die Eintragungen müssen auf einer Photokopie noch lesbar sein

Blau, schwarz, braun und andere kontrastreiche Farben sind gut geeignet; es wird deshalb darum gebeten, auf die Verwendung von rot, gelb, rosa oder mintgrün zu verzichten.

Ungenutzte Felder sind zu sperren

Diese können einfach durch eine sogenannte Buchhalternase (Z) entwertet werden, so daß ein Abholer keine Positionen nachträglich ohne Kenntnis des Bestellberechtigten beauftragen kann.

Überschreiben von Eintragungen ist nicht zulässig

Weder dürfen Eintragungen mit Korrekturflüssigkeiten oder -rollern unkenntlich gemacht werden, noch darf eine Ziffer durch mehrfaches Überschreiben auf eine andere „umgeschrieben” werden, stattdessen ist durchzustreichen und daneben zu korrigieren.

Streichungen und Korrekturen sind abzuzeichnen

Wenn eine Eintragung falsch ist, muß sie gestrichen werden, die Korrektur ist nebendran zu platzieren und durch den Ausführenden mit Namenszeichen abzuzeichnen.

Blankounterschriften und kopierte Unterschriften sind nicht zulässig

Bitte bevollmächtigen Sie als Abrechnungsobjektverantwortlicher stattdessen eine Person zu Ihrer Vertretung mittels eines Schreibens zur Übertragung der „Bestellberechtigung”.