Auftragsverfolgung

Für die eigenständige Abfrage von Lieferterminen steht das zentrale MACH-System der Universität zur Verfügung. Für erfahrene Nutzer finden Sie unter dem unmittelbar folgenden Verweis eine bebilderte Kurzanleitung, für gelegentliche Nutzer bietet sich die unten stehende schrittweise ausführliche Anleitung an.

Im unteren Bereich der ausführlichen Anleitung sind zusätzlich einige Hinweise und Nebeninformationen notiert, welche Hintergründe und Beschränkungen des Verfahrens erläutern.

Anmeldung

An der Web-Schnittstelle des ERP-Systems „MACH” anmelden

Funktion auswählen

Im Menü den Punkt ansteuern: Information - KLR - AObj auswerten

Abrechnungsobjekt und Zeitraum ergänzen

Voreinstellungen <bleibt auf Standard>

Kostenrechnung <bleibt auf 1 Kostenstelle/Kostenträger>

Abrechnungsobjekt Zehnstellige Nummer wie auf der Chemikalienanforderung

Rastertyp RWJahre

GJ von-bis In beiden Feldern das laufende Jahr eintragen

Periode von-bis <erübrigt sich bei Jahresauswertungen>

BABTyp Abhängig vom Abrechnungsobjekt: Bei Haushaltskonten (020xxxxxxx) Haushalt, bei Drittmittelkonten (F02xxxxxxx, D02xxxxxxx) Drittmittel

Betriebsabrechnungsbogen BAB

In der Zeile „3350 Chemikalien” das aufgeschlagene Buch anwählen, es öffnet sich das Fenster der Auswertung nach Kostenarten. Vorbindungen entprechen Anforderungen, Festlegungen sind Aufträge die an die Firmen erteilt jedoch noch nicht vollständig abgerechnet wurden, Buchungen sind abgeschlossene Vorgänge.

Das Konto 601000301 enthält Artikel, die über das Lager geführt werden, das Konto 601000300 solche, die unmittelbar mit den Firmen abgerechnet werden. Offene Vorgänge extern finden sich also über

Den Betrag für Festlegungen auf dem Sachkonto 601000300 auswählen.

Die Liste läßt sich über die Spaltenköpfe sortieren. Wenn die gesuchte Anforderung gefunden ist, die Belegnummer links in der ersten Spalte auswählen.

Es wird eine vollständige Bestellung bei der Firma angezeigt, links über Position die gesuchte einzelne Anforderung auswählen.

In der rechten Fensterhälfte ist bei Bestellungen der zweiten Karteireiter ebenfalls Position benannt. Liefertermine sind unter Planeinteilungen eingetragen.

Um den Status eines Auftrages abfragen zu können ist Folgendes notwendig:

1. Sie haben Zugriff auf das Intranet der HHU.
2. Sie verfügen über eine Zugangskennung zur Webschnittstelle des ERP-Systems.
3. Ihre Zugangskennung ist mit der Freigabe zur Einsicht auf das für die Bestellung genutzte Abrechnungsobjekt ausgestattet.

Fehlender Zugriff auf das Intranet kann von Extern über eine VPN-Verbindung ausgeglichen werden.

Eine Kennung für das ERP-System Mach oder eine Freigabe für das Abrechnungsobjekt kann über einen Antrag an den Bereich Mach der ZUV angefordert werden.

Bitte beachten Sie folgende Beschränkungen des Systems:

• Wenn das Abrechnungsobjekt nachträglich geändert wurde - zum Beispiel weil das ursprünglich vorgesehene AObj keine freien Mittel hatte - wird der Vorgang vollständig zum neuen AObj verschoben.
• Vorgänge tauchen in der Praxis erst im System auf, wenn die Mittelfestlegung erfolgreich durchgeführt wurde.
• Aufgrund beschränkter Personalkapazität tragen wir nur Liefertermine ein, die mehr als zehn Werktage in der Zukunft liegen. Dies geht mit der Formulierung im Auftrag an die Firmen einher, den Auftrag „innerhalb von zehn Tagen zu bestätigen oder auszuliefern”.
• Aufgrund mangelnder Verläßlichkeit tragen wir grundsätzlich keine Liefertermine aus Webshops sondern immer nur solche aus echten Auftragsbestätigungen ein.
• Wenn die Firma zwar eine schriftliche Auftragsbestätigung erstellt hat, jedoch nicht in der Lage war, einen voraussichtlichen Liefertermin zu nennen, wird als Hilfskonstruktion der 31.12.2099 als das letzte im Mach-System abbildbare Datum eingetragen.
• Wenn der Liefertermin nicht tagesgenau sondern nur als Kalenderwoche angegeben ist, tragen wir immer den Freitag der entsprechenden Woche ein.
• Wenn auf einer Teillieferung für die noch ausstehenden Positionen eine unbestimmte Formulierung in der Art von „wird schnellstmöglich nachgeliefert” gegeben ist, wird von uns der Liefertermin dieser Positionen nicht verändert.
• Je nach Lieferant werden die Begriffe Liefertermin und Versandtermin gleichwertig benutzt. Wir tragen prinzipiell den Liefertermin ein, sollte der Lieferant jedoch tatsächlich den Versandtermin gemeint haben, kann eine zusätzliche Paketlaufzeit oder Frachtzeit hinzukommen.

Belegzustand

Entsprechend des vorgegeben Ablaufes eines Beschaffungsvorganges können Belege in folgenden Status vorliegen:

• Anforderung: Interne elektronische Bedarfsmeldung, ist an der HHU nur im Bereich der ZUV freigegeben.
• Bestellung: Auftrag an einen externen Partner.
  • Intern Freigegeben: Wartet auf Freigabe durch eine weitere Instanz innerhalb der HHU, z.B. eine Abteilung des Finanzdezernates.
  • Extern Freigegeben: Auftrag ist an Lieferanten erteilt, es ist jedoch noch keine Ware eingegangen.
  • Abwicklung begonnen: Eine Teillieferung ist bereits eingegangen.
  • Abwicklung beendet: Die Lieferung ist vollständig.
• Wareneingang: Auf eine Bestellung wurde eine Lieferung empfangen.
  • Abwicklung begonnen: Es wurde bereits eine Teilrechnung gestellt und bearbeitet.
  • Abwicklung beeendet: Der Wareneingang wurde vollständig in Rechnung gestellt.
• Eingangsrechnung (Logistik): Die Buchhaltung wurde gebeten, auf den Vorgang eine Zahlung zu leisten.

Statushistorie

Wenn eine Position ausgewählt wurde kann über den Knopf „Von Pinnwandnadel gehaltenes Papier” im oberen Bereich der rechten Fensterhälfte die Funktion „Statushistorie anzeigen” ausgewählt werden. Es wird eine Liste der Bearbeitungsschritte angezeigt. Jede Eintragung der Verschiebung eines Liefertermines wird als Änderung durch einen Servicemitarbeiter im ZCL angezeigt.

Bitte beachten:

• Tägliche Änderungen einer Bestellung deuten darauf hin, daß das Warenwirtschaftssystem des Lieferanten nicht abschätzen kann, wann die tatsächliche Auslieferung erfolgen wird. Der Termin ist also nicht verläßlich!
• Es wird nur die Historie des aktuellsten Belegtypes gezeigt: Bei der Auswertung eines Wareneinganges wird nur angezeigt, wann der erste Wareneingang erfolgte, nicht jedoch wann die ursprünglich zugrundeliegende Bestellung getätigt wurde.