Die Abwicklung der durch zentrale Beschaffungsstellen an der Universität getätigten Bestellungen erfolgt vollständig über das MACH-System. Das ZCL nimmt zuständigkeitshalber und ohne Wertgrenze die Aufgaben der zentralen Beschaffungsstelle und zentralen Warenannahme für sämtliche Chemikalien und Produkte der Lebenswissenschaften wahr.

Da alle Anlieferungen in diesem Bereich einzeln erfaßt werden müssen, um die Verpflichtung zur Erstellung der Gefahrgutdokumentation erfüllen zu können, erfolgt auch eine interne Auftragsverfolgung laufender Vorgänge im MACH-System.

Aus diesem Grund werden nicht-kurzfristige Liefertermine in das System eingepflegt. Es besteht für die Endanwender die Möglichkeit, diese Termine über den Webzugang von MACH abzufragen.

Hierzu wird eine Anleitung zur Auftragsverfolgung im Bereich Beschaffung der Internetpräsenz des ZCL bereitgestellt.

Die Anleitung besteht aus zwei Teilen, zum einen einer bebilderten Kurzdokumentation für Personen, welche bereits regelmäßig den Webzugang des Mach-Systems nutzen, zum anderen einer ausführlichen, schrittweisen Beschreibung für neue oder nur gelegentlich das System nutzende Personen.

Die Pflegemöglichkeiten für Liefertermine sind jedoch leider auch gewissen Grenzen unterworfen:

• Nur belastbare Informationen der Lieferanten können eingepflegt werden. Voraussichtliche Liefertermine oder Verfügbarkeitsanzeigen aus Webshops sind unserer Erfahrung nach leider nicht ausreichend verläßlich, erst eine Auftragsbestätigung stellt eine in der Regel verwertbare Zusage der Firma dar.
• Vielfach erfolgt eine Lieferung innerhalb weniger Werktage. In diesem Fall verzichten Firmen ganz oder teilweise auf eine zusätzliche Bestätigung des Auftrages so daß auch kein Liefertermin genannt wird sondern die Annahme und Bestätigung des Auftrages de facto durch die Auslieferung erfolgt.
• Die Pflege erfordert Personalkapazität seitens des ZCL. Um hier unter Berücksichtigung der Vielzahl von Substanzen ein dauerhaft leistbares Niveau zu ermöglichen, werden von uns nur Liefertermine eingepflegt, die mehr als zehn Werktage in der Zukunft liegen.
• Die Lieferanten nehmen sich die Freiheit, Liefertermine auch wiederholt zu verschieben. Diese Verschiebungen werden von uns nach den gleichen Maßstäben dokumentiert und nachgepflegt. Insbesondere falls die Substanz von einem nicht eigenständig auftretenden Vorlieferanten synthetisiert wird, kann es im Einzelfall zu einer zweistelligen Abfolge von „verbindlichen Terminzusagen” kommen.

Bitte beachten Sie, daß zwei unterschiedliche Berechtigungen im Verfahren beteiligt sind, die getrennt erteilt werden:

1. Mit der Bestellberechtigung erteilt ein Abrechnungsobjektverantwortlicher einer anderen Person gegenüber dem ZCL die Vollmacht, Anforderungen zu platzieren.
2. Mit der Beantragung eines MACH-Zugangs gibt ein Abrechnungsobjektverantwortlicher einer anderen Person die Möglichkeit, die Kosten der Anforderungen einzusehen.